EXCEL
Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software más utilizado en cuanto a hoja de cálculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro, Lotus 1-2-3, pero el que se ha consolidado realmente es el EXCEL, debido a la evolución de la informática y al auge de los paquetes con aplicaciones para la oficina que permiten una interacción entre sus diferentes aplicaciones, pudiendo importar del Word al Excel, por ejemplo, o introducir imágenes, crear gráficos y hasta insertar hipervínculos
Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil
para las personas que trabajan con números y que
necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite
trabajar con una gran cantidad de números y lleva
incorporada una serie de funciones capaces de
realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos
y financieros.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el área
de trabajo, como ya hemos dicho. En el caso de
Excel 97, ésta consta de 65.536 filas numeradas en
el margen izquierdo y 256 columnas, que van
desde la letra A hasta las letras IV.
Varias hojas, relacionadas entre sí, conforman un
libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3
hojas por libro, pero eso no impide que podamos
reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro,
según las necesidades e inclusive darle un nombre
determinado o cambiárselo. Las distintas celdas de las hojas contendrán los
datos o la información, que puede ser no
solamente en forma numérica, sino también textos
(llamados rótulos) y fórmulas donde intervengan el
contenido de otras celdas y funciones predefinidas
para cálculos ya sea financieros, matemáticos,
estadísticos, etc.
Barra de títulos.
Se encuentra en la parte superior de la pantalla y
contiene el icono del menú de control de la
aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft
Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o
fichero) activo. Si se acaba de abrir, aparecerá
Libro 1. A la derecha aparece la opción de
minimizar ventana, maximizar/restaurar y cerrar
ventana, que son los típicos del Windows. Cuando
se trabaja con otras aplicaciones puede resultar
muy útil reducir el tamaño de la ventana a una
ventana flotante, ya que se puede variar su tamaño
y no ocupa toda la pantalla.
Barra de menús
Situada debajo de la barra de títulos. Contiene
todos los comandos de la aplicación agrupados en
nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER,
INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS,
DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Además, siempre
y cuando la ventana de libro de trabajo que esté
activa se visualice a tamaño completo, en el
extremo derecho aparecen los tres botones para la
utilización de ventanas: minimizar, restaurar y
cerrar.
Barra de herramientas o iconos.
En Microsoft Excel hay 13 barras de
herramientas predefinidas que contienen
botones que proporcionan un acceso fácil y
rápido a los comandos de uso más frecuente.
Cuando se ejecuta por primera vez este
software se visualizan, bajo la barra de menús,
la barra de herramientas estándar y la barra
de herramientas formato.
Barra de herramientas estándar: contiene botones
con las opciones más utilizadas para manejar los
archivos, imprimirlos, etc.
Barra de herramientas formato: Contiene los botones
para elegir el tipo de fuente, tamaño, tipo de letra,
alineación, bordes y sombreados, etc.
Barra de fórmulas.
Está situada bajo la de formato, es la barra donde se
van a editar los datos introducidos en la hoja de
cálculo. En caso de que no se visualice esta barra, se
activará desde VER/BARRA DE FORMULAS.
Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro de
referencia que recoge la dirección de la celda u objeto
activo; botón con la flecha hacia abajo, que abre la
lista con los nombres asignados a celdas o grupos de
celdas (rangos).
Área de trabajo de la hoja de cálculo.
Es la zona que va a contener los modelos de
hojas de cálculo, que incluye la ventana de
edición de los libros de trabajo, la cual
contendrá, a su vez, diferentes hojas de cálculo,
gráficos, etc. Para activar una hoja basta pulsar
sobre su pestaña y la hoja pasará a primer plano
(hoja activa) apareciendo en la etiqueta de su
pestaña su nombre en negrita.
Barra de estado.
Está situada en la parte inferior de la pantalla de
edición, muestra los mensajes que corresponden a
lo que se está realizando. Si no se visualiza esta
barra, se activará desde la orden VER/BARRA DE
ESTADO.En esta barra aparecen tres áreas
diferentes:
Área modo de trabajo: que muestra una breve
información del estado o modo de trabajo de la
hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y
Calcular).
Área de autocalcular
: muestra cuando se tiene
seleccionada más de dos celdas (y al menos dos de
ellas con algún valor) la suma de sus valores, o el
promedio, etc., según se elija entre varias opciones
(pulsando el botón derecho del ratón encima).
Área de estado del teclado
: indica si determinadas
teclas están o no activadas. Por ejemplo, aparecerá
el letrero NUM cuando se activa la tecla de
números; MAY, cuando esté activada la tecla de
mayúsculas, etc.
FUNCIONES LÓGICAS
Sirven para realizar la comparación entre valores y referencias de celdas. Ecxel tiene varias funciones logicas que permiten evaluar datos. La mayoria de las funciones retornan como resultado FALSO / VERDADERO.
las funciones logicas de Ecxel pueden ser utilizadas en operaciones que permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de calculo.
VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.
El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.
